Allgemeine Nutzungsbedingungen (ANB)
Das Intranet das:jonas des Ev.-Luth. Kirchenkreises Hamburg-West/Südholstein ist zugleich das Portal für alle Mitarbeiter*innen. Zugleich soll das:jonas aber auch über Grenzen hinweg die Zusammenarbeit fördern.
Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen (ANB) gelten daher für alle Personen, die das Intranet das:jonas nutzen.
Hier werden die Allgemeinen Nutzungsbedingungen unseres Intranets das:jonas beschrieben.
1. Begriffsdefinitionen
Intranet das:jonas: Gesamtheit aus technischer und organisatorischer Infrastruktur mit Soft- und Hardware, Betreiber(n) und Nutzern dieser Infrastruktur sowie der darin vorhandenen Daten.
Anbieter: Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein als Organisation, welche die organisatorischen und technischen Bestandteile des Intranets das:jonas bereitstellt und diesen Dienst ermöglicht. Der Kirchenkreis legt daher Umfang und Bedingungen der Nutzung fest.
Nutzer*in: Person, die im Intranet das:jonas registriert ist und die Dienste des Intranets nutzt.
Dritte Partei: Jede andere natürliche oder juristische Person, die nicht Anbieter oder Nutzer*in des Intranets das:jonas ist, z.B. Auftragsverarbeiter*in.
Allgemeine Nutzungsbedingungen für das Intranet das:jonas, kurz „ANB“: Regeln Rechte und Pflichten der Nutzer*innen und des Anbieters in Bezug auf das Intranet das:jonas. Der Anbieter stellt für Nutzer*innen die ANB online zur Verfügung.
2. Geltungsbereich
Die ANB für das Intranet das:jonas gelten für den Anbieter Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein und Nutzer*innen für die Nutzung des Intranets das:jonas.
3. Inhalt und Zweck des Intranets das:jonas
Mit dem Intranet das:jonas wird eine interne Informations- und Kommunikationsplattform durch den Anbieter zur Verfügung gestellt. Dabei ist das Intranet das:jonas über das Internet erreichbar und liegt auf einem passwortgeschützten Webserver.
So sollen
• innerkirchliche Informationsströme beschleunigt werden
• in eine sichere Teilnehmer*innen-Datenbank die notwendigen personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter*innen und Ehrenamtlichen der dem Kirchenkreis zugeordneten kirchlichen und diakonischen Dienste, Einrichtungen und Werke ohne Rücksicht auf deren Rechtsform gebündelt werden
• schnellere Zugriffe auf Kontaktdaten und eine leichtere Erreichbarkeit aller Mitarbeiter*innen und Ehrenamtlichen ermöglicht werden
• Arbeiten vereinfacht werden, indem alle kirchlichen Einrichtungen des Kirchenkreises auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen können
• Arbeitsabläufe optimiert werden
• sichere und datenschutzkonforme Kommunikationsaustausche untereinander gefördert werden
• sichere Austausche von Informationen und Dateien zwischen Nutzer*innen auch in Gremien und Ausschüssen ermöglicht werden
• kirchlicher Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden
Das Intranet das:jonas dient sowohl der Unterstützung der kirchlichen Arbeit als auch der Förderung der internen kirchenkreisweiten Kommunikation. Zudem soll ein Austausch über technische Möglichkeiten und Inhalte mit anderen Einrichtungen auch auf städtischer, landes- und bundesweiter Ebene ermöglicht werden.
Für diese Zwecke werden personenbezogene Daten von Nutzer*innen verarbeitet. Welche personenbezogenen Daten von Nutzer*innen wie und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet werden, regelt die Datenschutzerklärung.
4. Registrierung und Zugänge
4.1 Voraussetzungen für Registrierung und Nutzung des Intranets das:jonas sind, dass
• Nutzer*innen das Datengeheimnis gemäß §26 Datenschutzgesetz der EKD, in der jeweils geltenden Fassung, verpflichtend anerkennen
• eine Schulung (Unterweisung) für die Nutzung des Systems stattgefunden hat
• die ANB für das Intranet das:jonas akzeptiert werden
• die Datenschutzerklärung akzeptiert wird
• die Netiquette und deren Einhaltung akzeptiert wird
• Nutzer*innen in einem Bezug zum Anbieter stehen
• die Teilnahme Austausch und Entwicklung des Intranets das:jonas dienlich ist.
4.2 Der erstmalige Zugang zum Intranet das:jonas kann ausschließlich im Anschluss an eine Schulung (Unterweisung) erfolgen. Dafür sind identifizierende Nutzerangaben (Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse) erforderlich. Für Zugang und Nutzung sind Zugangsdaten erforderlich (E-Mail-Adresse und ein veränderbares Passwort). Nutzer*innen können zudem freiwillig weitere personenbezogene Angaben in ihr persönliches Profil einpflegen. Dieses Profil ist für alle Nutzer*innen des Intranets das:jonas ersichtlich und daher wie ein öffentliches Profil zu behandeln. Zu den freiwilligen Angaben, die von Nutzer*innen eigenverantwortlich eingepflegt werden können, zählen unter anderem: Profilbild, Einrichtung, Funktion, Interessen, weitere persönliche personenbezogene Angaben und der eigene Geburtstag. Für diese weiteren, freiwilligen Angaben sind die Nutzer*innen selbst verantwortlich und verpflichten sich, diese wahrheitsgemäß, sachlich richtig einzutragen und aktuell zu halten. Der Anbieter übernimmt indes keinerlei Verantwortung und Haftung für diese Angaben. Die beruflichen personenbezogenen Daten werden zentral in der Adressverwaltung des Kirchenkreises gepflegt und in das:jonas für alle Nutzer*innen angezeigt. Zu den Arten der beruflichen personenbezogene Daten zählen dienstliche Rufnummern samt Durchwahl im Haus der Kirche oder an anderen Orten des Kirchenkreises, dienstliche Mobiltelefonnummern, ausgeübte Tätigkeiten und Aufgaben sowie weitere Information zur Arbeitsstätte.
4.3 Hauptamtliche Mitarbeiter*innen sollen – soweit vorhanden – ausschließlich dienstliche E-Mail-Adressen angeben und verwenden. Nutzer*innen müssen bei Verwendung ihrer privaten E-Mail-Adressen sicherstellen, dass nur sie selbst Zugriff auf Inhalte haben, die an diese Adresse gesendet werden. Es werden nur personalisierte E-Mail-Adressen akzeptiert. Der Gebrauch von Gruppen-E-Mail-Adressen ist verboten. Wenn die Registrierung über eine E-Mail-Adresse, die als Gruppenpostfach erkennbar ist, erfolgt, wird diese abgelehnt.
4.4 Weitere Daten können erhoben werden, sofern diese zur Zugangsberechtigungsprüfung erforderlich sind (zum Beispiel bei Minderjährigen nach Vollendung des 14. Lebensjahres).
4.5 Zur Registrierung zugelassen sind nur natürliche Personen, die das 14. Lebensjahr vollendet haben. Minderjährige oder nicht voll geschäftsfähige Personen müssen vor der Registrierung im Original eine Einwilligung der Personensorgeberechtigten in Schriftform vorlegen. Das Original wird bei der Stabsstelle Intranet das:jonas hinterlegt.
4.6 Nutzer*innen dürfen sich nur einmal registrieren. Sie versichern mit der Registrierung, dass kein weiteres Konto für das Intranet das:jonas existiert. Frühere Konten müssen gelöscht worden sein.
4.7 Ein Anspruch von Nutzer*innen auf Gewährung des Zugangs besteht – vorbehaltlich arbeits- oder dienstrechtlicher Bestimmungen – nicht. Bestehende Freischaltungen können durch den Anbieter ohne Angabe von Gründen eingeschränkt, abgelehnt oder widerrufen werden.
4.8 Gemäß des Rechte- und Rollenkonzepts wird Nutzer*innen grundsätzlich der Zugang für die Bereiche erteilt, die für die Erfüllung ihres jeweiligen Aufgabenfeldes sachdienlich sind.
5. Funktionsumfang des Intranets das:jonas
5.1 Der Anbieter stellt Nutzer*innen einen Zugang zum Intranet das:jonas zur Verfügung. Der Anbieter stellt Informationen zu kirchlichen Aufgabenfeldern zur Verfügung. Die Zugehörigkeit zu den jeweiligen Gruppen wird durch Aufgabenfelder, Arbeitsbereiche, Tätigkeiten oder ein Ehrenamt bedingt. Nutzer*innen sind dazu aufgerufen, sich auszutauschen und mit weiteren Nutzer*innen zu kommunizieren. Nutzer*innen dürfen – gemäß Netiquette und Datenschutzerklärung – Informationen einarbeiten und Inhalte (wie Bilder, Videos, Texte, Links) in das Intranet das:jonas einstellen.
5.2 Die Erbringung von Leistungen des Anbieters erfolgt zum Teil durch beauftragte Dritte. Das Intranet das:jonas wird gehostet von der Just Software AG als Auftragsverarbeiterin im Auftrag des Anbieters. Die Just Software AG entwickelt die digitale Arbeitsplattform „Just Social“, die Basis für das:jonas ist.
5.3 Für die Nutzung des Intranets das:jonas wird empfohlen, einen Internetbrowser zu verwenden. Das Intranet das:jonas ist über die Internetadresse www.dasjonas.social erreichbar. Weitere Einstellungen im Browser sind nicht erforderlich. Es erscheint nach Aufruf der Adresse im Browser ein Login-Fenster. Nach erfolgter Eingabe der personenbezogenen Login-Daten, die zwingend aus der registrierten E-Mail-Adresse und dem zuvor selbstgesetzten Passwort bestehen, erfolgt der Zugang ins Intranet das:jonas. Für die Nutzung des Intranets das:jonas auf mobilen Endgeräten (Smartphones) stellt die Auftragsverarbeiterin, die Just Software AG, mobile Apps („Just Social“ & „Just Connect“) zur Verfügung; diese können, je nach Betriebssystem, im „Apple App Store“ oder „Google Play Store“ zu den dortigen Nutzungsbedingungen auf die Endgeräte geladen werden. Für die Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit mobiler Apps übernimmt der Kirchenkreis keine Gewähr. Bei der Nutzung des Intranets das:jonas mittels mobiler Apps sind zudem weitere Bestimmungen (u.a. Ziffer 9) zu beachten.
5.4 Das Intranet das:jonas besteht aus den folgenden verschiedenen einzelnen Modulen; diese bieten jeweils unterschiedlichste Nutzungsmöglichkeiten:
Connect: Das Kommunikations- und Chat-Programm für Gespräche im digitalen Raum. Nutzer*innen können hier Textnachrichten senden und chatten anstelle E-Mails zu schreiben, Dateien senden oder sich synchron oder asynchron digital, schriftlich besprechen. Die Einstellungen von Connect sind datenschutzkonform. Die Unterhaltung ist einsehbar für alle an der Unterhaltung teilnehmenden Personen.
News: Mehrere digitale Informationskanäle für den Austausch von Mitteilungen, Nachrichten und Neuigkeiten. Ausgewählte Mitarbeiter*innen haben gemäß des Rollenkonzepts das Recht, hier Informationen für alle Nutzer*innen öffentlich oder nur für eine Auswahl an Nutzer*innen zur Verfügung zu stellen. Zudem gibt es einen „Marktplatz“ (Pinnwand) zum Mitteilen und Teilen von Informationen untereinander. Im Newskanal „Intranet das:jonas – intern“ werden beispielsweise durch die Stabsstelle Intranet das:jonas aktuelle Informationen zum System, die alle Nutzer*innen betreffen, vorgestellt. Der Kanal „Gast-Raum im Haus der Kirche“ wird beispielsweise redaktionell verantwortet vom Küchen-Team. Mitarbeiter*innen können kommentieren und weiterführend interagieren, das Küchen-Team übernimmt dabei auch die Rolle der Kanal-Moderatoren.
Wiki: Das Werkzeug zur Sicherung und Vermittlung von wichtigen Informationen und dauerhaftem Wissen im Kirchenkreis. Der Name „Wiki“ für dieses Modul ist in Anlehnung an die Wikipedia vergeben worden. Hier finden insbesondere auch neue Mitarbeiter*innen viele Informationen. Das Wiki soll ein Almanach für Fragen des täglichen Lebens im Kirchenkreis , für das Ehrenamt und auch das Berufsleben sein. Tenor: Finden statt Suchen. Teil des Wikis ist „de hülp“, die Hilfefunktion.
Drive: Ein Modul zum Teilen von Dateien zwischen den Nutzer*innen (Filesharing). Die im Kirchenkreis etablierte Dokumentenmanagementsoftware (DMS) zur Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dateien sowie Dokumenten wird mit Drive lediglich ergänzt. Dateien sollen nur für die Dauer der gemeinsamen Bearbeitung in Drive abgelegt sein. Bei Gremien und Ausschüssen handelt es sich um Dateien aus maximal drei Sitzungen. In begründeten Ausnahmefällen können Dateien auch vorübergehend Personen zur Verfügung gestellt werden, die selbst keinen Zugang zum Intranet das:jonas erhalten. Für Laufwerke und Ordner ist immer eine verantwortliche Person benannt, die die Regel-Einhaltung kontrolliert.
List: Die digitale Hilfe für Aufgabenplanung und (Selbst-)Organisation bei Projekten und Themen. Geeignet ist List für persönliche Listen, wie zum Beispiel zur Erstellung eigener Aufgabenlisten (To-do-Listen) sowie zur Erstellung von Listen in Gruppen über Bereiche und Abteilungen des Kirchenkreises hinaus.
People: Das umfangreiche Nutzer*innen-Verzeichnis des Intranets das:jonas ist zugleich ein kirchenkreisweites digitales Personen-, Telefon- und Adressverzeichnis. Zugänge der Nutzer*innen und die sichtbaren Profile und Profildaten werden hier durch den Anbieter gesteuert. Angaben und Daten werden aus der Adressverwaltung des Kirchenkreises übernommen, datenschutzkonform und zentral.
Dat löppt: Das Veranstaltungsmanagement vor allem für Ehrenamtliche in Gemeinden, Diensten und Werken. Eine Darstellung in etablierten Kalendern wird technisch unterstützt. Eine Übersicht über anstehende Veranstaltungen wird damit innerhalb des Kirchenkreises über Organisationsgrenzen hinweg möglich.
5.5 Als Anbieter ist der Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein verantwortliche Stelle gemäß §2 DG-EKD. Der Anbieter bestimmt über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung (z.B. über die zum Einsatz kommende Soft- und Hardware). Der Anbieter entscheidet über die Verarbeitung selbst (Speicherdauer und Löschkonzept). Im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der Auftragsverarbeiterin Just Software AG ist beispielsweise geregelt, welche technisch organisatorischen Maßnahmen (TOMs) festgelegt wurden, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen vertraulich, integer sowie authentisch verarbeitet und verfügbar sind. Eine Verantwortung für die von den Nutzer*innen selbst eingestellten Inhalte, Daten oder Informationen kann nicht übernommen werden und wird daher ausgeschlossen.
5.6 Der Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein als Anbieter hat sicherzustellen, dass personenbezogene Daten zeitgerecht zur Verfügung stehen und ordnungsgemäß verarbeitet werden können. Die Auftragsverarbeiterin stellt im Auftrag des Anbieters sicher, dass
• Daten durch technisch organisatorische Maßnahmen geschützt sind
• Daten gegen zufällige oder absichtliche Zerstörung geschützt sind
• Nutzer*innen jederzeit auf ihre personenbezogenen Daten zugreifen können
• Nutzer*innen jederzeit die Verfügungsgewalt auf ihre personenbezogenen Daten haben
• jederzeit die öffentliche Verfügbarkeit der Daten für die Nutzer*innen sichergestellt ist.
Einschränkungen durch planbare Ereignisse wie beispielsweise Wartungsarbeiten, Sicherheitsmaßnahmen, Kapazitätsgrenzen sind möglich. Diese geplanten Einschränkungen werden im Intranet das:jonas angekündigt (Newskanal Intranet das:jonas – intern). Nicht auszuschließen sind Einzelfälle der Einschränkungen durch ungeplante Ereignisse bei der Auftragsverarbeiterin oder durch Einwirkungen durch Dritte, insbesondere Störungen von Kommunikationsnetzen oder Stromausfällen.
5.7 Der Anbieter behält sich das Recht vor, veröffentlichte Informationen und Inhalte zu prüfen. Als Folge dieser Prüfung können Inhalte, beispielsweise auch Verlinkungen, gelöscht werden. Nutzer*innen können aufgefordert werden, nötige Änderungen durchzuführen oder betreffende Passagen zu löschen. Dies kann durchgeführt werden, wenn Inhalte oder Links der ANB, der Netiquette, der Datenschutzerklärung oder einer gesetzlich gültigen Bestimmung widersprechen. Prüfungen können stichprobenartig oder nach Hinweisen durch Nutzer*innen durchgeführt werden. Namentlich gekennzeichnete Inhalte können ausschließlich durch die Verfasser geändert werden.
6. Pflichten bei der Nutzung des Intranets das:jonas
6.1 Die unter 5.4 genannten Module, die im Intranet das:jonas zur Verfügung gestellt werden, dürfen von Nutzer*innen nur gemäß dieser ANB genutzt werden.
6.2 Eine gelegentlich private geführte Kommunikation mit dem Modul Connect zwischen Nutzer*innen ist erlaubt. Dort geführte Unterhaltungen dürfen Dritten weder zur Verfügung gestellt noch zum Nachteil Beteiligter oder Unbeteiligter genutzt werden.
6.3 Unsere höfliche, respektvolle und wertschätzende Kommunikation im Kirchenkreis führen wir auch im Intranet das:jonas fort. Die Netiquette, die auch im Wiki „de hülp“ zu finden ist, gibt Orientierung zur Kommunikation und zum Verhalten im Intranet das:jonas. Die Nutzer*innen verpflichten sich, die Netiquette einzuhalten.
6.4 Nutzer*innen sind für die Pflege ihrer eingefügten persönlichen Angaben im Bereich „Mein Profil“, wie unter 4.2 beschrieben, verantwortlich. Im Intranet das:jonas gibt es Bereiche für freiwillige Angaben, die auf Wunsch selbstständig ergänzt werden können. Aus diesem Recht heraus besteht zugleich die Verpflichtung, dort eingetragene Informationen stets aktuell zu halten. Eintragungen müssen zudem der Wahrheit entsprechen. Zudem sollen Informationen in Form und Inhalt dem kirchlichen Umfeld angemessen sein. Nutzer*innen verpflichten sich, gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Nutzer*innen dürfen keine falsche Identität vortäuschen (Identitätsdiebstahl).
6.5 Nutzer*innen haben als „Betroffene“ auch das Recht auf Berichtigung ihrer vorhandenen personenbezogenen Daten. Sollten diese nicht im Intranet das:jonas verändert werden können, so ist der Anbieter der Daten verantwortlich. Betroffene wenden sich daher direkt an den Anbieter der Adressverwaltung des Kirchenkreises, der diese personenbezogenen Daten aktualisiert oder korrigiert. Erst nach erfolgter Korrektur können diese im Profil sowie dem Modul People im Intranet das:jonas korrekt angezeigt werden.
6.6 Das Intranet das:jonas und personenbezogene Daten der Nutzer*innen dürfen zu keiner Zeit für Werbung genutzt werden. Die Nutzung der zur Verfügung gestellten Informationen durch kommerzielle Anbieter*innen jeglicher Art ist verboten und wird konsequent rechtlich verfolgt.
6.7 Sämtliche Informationen die von Nutzer*innen dem Intranet das:jonas zur Verfügung gestellt werden, unterliegen der persönlichen, alleinigen Verantwortung dieser Personen. Nutzer*innen verpflichten sich ausdrücklich, nur Inhalte in das System zu laden, die als gesetzeskonform gelten und nicht gegen geltendes Recht verstoßen. Dies gilt für alle Module und Bereiche des Intranets das:jonas sowohl für veröffentlichte als auch für nicht veröffentlichte Daten, Dateien und sonstige Inhalte.
6.8 Insbesondere die Funktionen des Moduls Drive sollen die Zusammenarbeit durch eine gemeinsame temporäre Ablage von Dokumenten und Dateien erleichtern. Dadurch wird vermieden, dass Dateien als Anhänge an E-Mails verschickt werden müssen. Ein gemeinsamer Zugriff im Sinne eines gemeinsamen und gleichzeitigen Arbeitens ist nicht möglich. Wohl aber eine Dokumentation von Änderungen über eine Versionierung der Dateien. Dies geschieht durch Möglichkeiten eines gemeinsamen Zugriffs (Filesharing). Eine dauerhafte Speicherung von Dateien von Nutzer*innen ist nicht zulässig. Nutzer*innen sichern zu, Drive weder zur dauerhaften Ablage noch zur Archivierung zu nutzen. Dokumente und Dateien dürfen für die Dauer des jeweiligen Arbeitsvorhabens oder eines Projektes im Modul Drive gespeichert werden. Seitens des Kirchenkreises können und werden weder Haftungen noch Gewähr für abgelegte Dokumente und Dateien übernommen. Dateien sind an ihrem vorgesehenen gesicherten Speicherort – zum Beispiel innerhalb des Dokumentenmanagementsystems – abzulegen und aus Drive zeitnah nach Ende der gemeinsamen Bearbeitung zu löschen. Mindestens zwei Mal im Jahr wird die Stabsstelle Intranet das:jonas alle Nutzer*innen auffordern, Drive aufzuräumen und die Dateien zur Archivierung abzulegen oder zu löschen. Dateien und Dokumente, die beispielsweise Beziehungen zu Einträgen im Bereich Wiki und News besitzen, dürfen nach Absprache mit der Stabsstelle Intranet das:jonas im System verbleiben, so lange die Einträge Bestand haben.
6.9 Nutzer*innen sind verpflichtet, bei Beendigung des Beschäftigungs- oder Dienstverhältnisses beim Kirchenkreis oder einer seiner Gemeinden, Dienste und Werke, bei Ausscheiden aus dem Ehrenamt oder bei Wegfall des sonstigen berechtigten Interesses an der Nutzung des Intranets das:jonas hierüber auch die Stabsstelle Intranet das:jonas des Kirchenkreises unverzüglich in Kenntnis zu setzen.
7. Datenschutzgerechte Nutzung des Intranets das:jonas
Der Schutz der personenbezogenen Daten wird in der gesonderten Datenschutzerklärung behandelt. Um sich für das Intranet das:jonas registrieren zu lassen und es zu nutzen, sind Kenntnisnahme und Einwilligung in die dortigen Ausführungen nötig.
8. Nutzung des Intranets das:jonas über private Geräte
Die Nutzung des Intranets das:jonas ist grundsätzlich auch über private Endgeräte möglich und zulässig. Einschränkende arbeits- sowie dienstrechtliche Regelungen der jeweiligen Dienststelle oder Einrichtung zur Nutzung privater Geräte zu dienstlichen Zwecken bleiben vorbehalten. Werden private Geräte genutzt, sind Nutzer*innen verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit der dienstlichen Daten und Verhinderung von Missbrauch durch Unbefugte auch im privaten Bereich eigenverantwortlich zu treffen. Weitere Hinweise sind der Datenschutzerklärung zu entnehmen.
9. Nutzung des Intranets das:jonas über mobile Geräte
9.1 Bei Nutzung mobiler Endgeräte, insbesondere Smartphones, besteht wegen möglichem Verlust, Diebstahl oder vorübergehender unzureichender Beaufsichtigung des Geräts eine erhöhte Gefahr von Zugriffen durch Unbefugte. Da damit auch Inhalte des Intranets das:jonas in den Fokus gelangen können, besteht bei der Nutzung ein verstärkter Sicherheitsbedarf. Mobile Apps dürfen daher nur installiert werden, wenn ein konkreter dienstlicher Bedarf für die mobile Nutzung besteht. Auf mobilen Endgeräten kann das Intranet das:jonas auch über einen Browser genutzt werden.
9.2 Nutzer*innen verpflichten sich, insbesondere bei Nutzung von Smartphones, Tablets und anderen mobilen Endgeräten, mindestens die folgenden Maßnahmen einzuhalten, um den Zugang Unbefugter zum Intranet das:jonas und deren Zugriff auf die dienstlichen oder personenbezogenen Daten über solche Geräte zu verhindern:
9.2.1 Das genutzte Gerät steht ausschließlich in der Verfügungsgewalt der jeweils angemeldeten Nutzer*innen. Der Zugang zu mobilen Apps ist ausschließlich diesen Nutzer*innen möglich. Das Gerät wird nicht unbeaufsichtigt gelassen.
9.2.2 Es dürfen keine Dateien aus ungeprüften Quellen heruntergeladen werden.
9.2.3 Der Zugang zum Gerät ist mit einem Schutz vor unbefugtem Nutzen zu versehen.
9.2.4 Der automatische Sperrbildschirm mit Sicherung ist aktiviert und schaltet sich nach maximal 20 bis 30 Sekunden ein, sobald das Gerät nicht genutzt wird.
9.2.5 Die Login-Daten für das Intranet das:jonas dürfen nicht auf dem mobilen Endgerät gespeichert werden.
9.2.6 Bei Verlust, Diebstahl oder Unauffindbarkeit eines Geräts, auf dem mindestens eine der beiden Apps installiert ist, muss die Funktion „Fernabmeldung“ (via das:jonas-„Kontoeinstellungen“, „Mobile Geräte“) unverzüglich vorgenommen werden. Die Stabsstelle Intranet das:jonas ist sofort zu informieren, sollte die Fernabmeldung nicht möglich sein, damit der Zugang gesperrt werden kann.
9.2.7 Vor der Herausgabe mobiler Endgeräte an Dritte, zum Beispiel zum Zweck der Wartung oder Reparatur, ist auf jeden Fall sicherzustellen, dass Nutzer*innen vom Intranet das:jonas abgemeldet sind.
9.3 Die vorgenannten Maßnahmen gelten für dienstliche mobile Geräte gleichlautend.
10. Beendigung der Nutzung und Löschung des Kontos
10.1 Nutzer*innen haben jederzeit die Möglichkeit, die Nutzung des Intranets das:jonas ohne Einhaltung von Fristen und Angaben von Gründen zu widerrufen.
10.2 Kündigungen können Nutzer*innen durch Löschung des Kontos selbst vornehmen.
10.3 Nutzungskonten können zudem vom Anbieter mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund – insbesondere bei Verletzung von Bestimmungen – bleibt davon unberührt.
10.4 Sobald eine ausgesprochene Kündigung wirksam wird, werden das Konto sowie gespeicherte, personenbezogene Daten innerhalb von 14 Tagen dauerhaft gelöscht. Die von Nutzer*innen eingestellten Beiträge, Kommentare und sonstigen Aktivitäten bleiben nach der Löschung des Kontos weiterhin sicht- und abrufbar. Es erfolgt anstelle des bisher ersichtlichen Namens der Hinweis „Name unsichtbar“ oder „Nutzer gelöscht“.
10.5 Nutzer*innen, die gegen diese ANB verstoßen, können von der weiteren Nutzung ausgeschlossen werden. Insbesondere betrifft dies eine zweckwidrige Nutzung sowie Verstöße datenschutzrechtlicher oder strafrechtlicher Vorschriften. Betreffende Nutzer*innen sollen in solchen Fällen – oder bereits bei einem Verdacht – in der Regel zunächst bezüglich der Pflichtverletzung angehört und gegebenenfalls auf sie hingewiesen werden.
Unter Fristsetzung kann eine Aufforderung zur Korrektur oder Löschung der betreffenden Inhalte erfolgen. In dringenden Fällen (Rechtsverletzungen) oder im Falle einer ausbleibenden Behebung (fehlende Rückmeldung) kann neben der Löschung betreffender Informationen oder Dateien auch der Zugang gesperrt werden. Etwaige Schadensersatzansprüche bleiben vorbehalten. Der Kirchenkreis als Anbieter des Intranets das:jonas behält sich zudem das Recht vor, verbotene Inhalte zu löschen und eine vorübergehende Sperrung des Zugangs bereits dann durchzuführen, wenn eine Beschwerde durch andere Nutzer*innen vorliegt und diese vom Kirchenkreis nach einer Prüfung als berechtigt eingestuft wird.
10.6 Bei Beendigung des Beschäftigungs- oder Dienstverhältnisses im Kirchenkreis oder einer dessen Gemeinden, bei Ausscheiden aus dem Ehrenamt oder Wegfall des sonstigen berechtigten Interesses an der Nutzung des Intranets das:jonas entfällt zugleich die Nutzungsberechtigung. Es wird nach Ziffer 10.4 verfahren und das Konto dauerhaft gelöscht.
11. Änderung der Nutzungsbedingungen
Der Anbieter evaluiert in regelmäßigen Abständen die ANB und wird diese bei Bedarf anpassen. Gründe für Anpassungen können dafür zum Beispiel sein:
• Änderungen des Intranetangebotes des Intranets das:jonas
• Weiterentwicklung des Intranets das:jonas
• Einführung neuer Funktionen
• Anpassungen an Gesetzes- oder Rechtsprechungen.
Es wird sichergestellt, dass neue Funktionen niemals ohne aktive Änderungen der Einstellungen durch Nutzer*innen zu einer Ausweitung des Umfangs der veröffentlichten Daten oder deren Sichtbarkeit innerhalb und außerhalb des Netzwerks führen. Jede wesentliche Änderung wird vier bis sechs Wochen vor Inkrafttreten im Intranet das:jonas mitgeteilt. Wesentliche Änderungen bedürfen der Zustimmung der freigeschalteten Nutzer*innen. Bei Bedarf wird den Nutzer*innen eine Beratung oder Schulung für die aktualisierte ANB angeboten. Nutzer*innen erhalten dabei zwei Wochen Zeit, den ANB zu widersprechen. Geht kein schriftlicher Widerspruch bei der Stabsstelle Intranet das:jonas ein, dessen Eingang schriftlich bestätigt wird, so gelten die aktualisierten ANB als durch die Nutzer*innen akzeptiert.
12. Hilfe und Beratung für Nutzer*innen
Beratung, Hinweise und Unterstützung erhalten Nutzer*innen oder die, die es werden wollen, sowohl digital über das Hilfe-Modul „de Hülp“ oder persönlich und direkt.
Ihr Ansprechpartner:
Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-West/Südholstein
Stabsstelle Intranet das:jonas
Florian Büh
Max-Zelck-Straße 1, 22459 Hamburg
Telefon 040 558 220-269
intranet@kirchenkreis-hhsh.de
13. Mitgeltende Unterlagen
Datenschutzerklärung
Netiquette (nur intern im Intranet das:jonas verfügbar)
14. Dokumentenhistorie
Neu erstellt am 11. November 2020